Кадровая безопасность. Часть 2: Должностные инструкции

Товар в одном из харьковских магазинов «шел» почему-то, как говорится, из рук вон плохо. За исключением этого момента, магазин был вполне благополучным:  инвентаризация показывала полный порядок, документы подробно отражали движение товара. Вот только по непонятной причине продавался он совсем «слабо», что чувствительнейшим образом сказывалось на объеме полученной выручки. Пошаговое служебное расследование, которое проводилось без привлечения сторонних организаций, позволило быстро найти первопричину существующей проблемы: халатное отношение экспедитора к некоторым своим обязанностям, четко прописанным в должностной инструкции. Эта «хроническая» ошибка, которую он совершал постоянно, создавала условия, способствующие хищениям.

По роду своей работы экспедитор должен был сдавать полученный им груз кладовщику (что он регулярно и делал). Но при этом он, к сожалению, отдавал товар, не оформляя должным образом весь пакет документов. Это позволяло излишне предприимчивому кладовщику вести фиктивный учет, дающий ему возможность принимать «дополнительный», т. е. «левый», товар. В результате того, что через магазин под видом законной продукции проходило изрядное количество «левака», владелец и недосчитывался определенных сумм.

Служебное расследование закончилось тем, что экспедитор получил взыскание,  старого кладовщика пришлось уволить, а для нового был детально прописан служебный регламент. После создания новых, четких должностных инструкций, позволяющих наладить нормальный контроль и учет, фирма заработала «как часы». Внедрения дорогостоящей системы контроля (как это планировалось до расследования) не понадобилось.

«Вина экспедитора заключалась в том, что он следовал всего лишь духу должностной инструкции, а не выполнял предписанные ему меры финансовой безопасности», — говорит Людмила Игоревна Орлова, специалист по вопросам кадровой безопасности Общественной организации «Клуба сотрудников служб безопасности негосударственных организаций» и сайта «Долговая яма».  — Хотя служебная инструкция не может предусмотреть абсолютно все штатные и внештатные ситуации, обычно она все же позволяет предупредить подавляющее большинство потенциальных проблем и осложнений. Для этого она и пишется. Недаром в Украине действует норма, предписывающая необходимость разработки и утверждения должностных инструкций по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Важно, чтобы при приеме на работу и заключении трудового договора каждый сотрудник был ознакомлен со своей должностной инструкцией, обязательно — под роспись.

Считаю, что должностные или функциональные (хотя это не совсем одно и то же) инструкции являются необходимыми, и дело даже не в том, что их отсутствие считается нарушением трудового законодательства. В своей работе очень часто встречалась с тем, что у руководителей небольших фирм существует устойчивое представление о служебных инструкциях, как о запыленных, пожелтевших листах бумаги, которые никто в руки не берет и следовать им (ввиду их явного отставания от реальной жизни) не собирается, а вспоминает о них либо перед приходом проверяющих из инспекции по труду, либо при судебных разбирательствах. Но не будем забывать о том, что должностная инструкция — это один из немногих организационно-правовых документов современной компании, регламентирующих, среди прочего, важнейшие аспекты кадровой безопасности».

«Безопасность деятельности компании и должностные инструкции часто  теснейшим образом связаны между собой», — подтверждает Наталия Ивановна Дунаева,  директор компании «КСР Консалт», специализирующейся на аудите и подборе персонала. — «Вспоминается случай, реально произошедший на складе солидной торговой организации. Данный объект работал в режиме круглосуточной охраны и был соответственно оборудован: помимо системы видеонаблюдения, там была и так называемая тревожная кнопка (позволяющая экстренно вызвать группу быстрого реагирования). Должностная инструкция детально регламентировала поведение охранника склада в ночное время. Были прописаны порядок и количество обходов, правила проверки исправности систем видеонаблюдения,  порядок контроля охранной и пожарной сигнализации — словом все возможные процедуры, обеспечивающие безопасность охраняемого объекта. К сожалению, их эффективность была сведена на нет недобросовестным отношением к своим должностным обязанностям со стороны охранника. Говоря по-простому, он решил, что при таком количестве охранного оборудования, которое установлено на складе, можно спать спокойно. В буквальном смысле. В результате, когда однажды ночью возникло возгорание, реагировать на него оказалось некому — охранник беспечно спал на рабочем месте. Тревогу по поводу пожара подняла охрана соседней компании, заметившая задымление территории. Моментально приехавшие по вызову пожарные быстро нашли,  локализовали и ликвидировали возгорание, но к тому времени огонь уже успел основательно «погулять» на складе. Несоблюдение должностных инструкций всего лишь одним человеком вылилось для фирмы в сотни тысяч гривен убытка».

Добавим также, что должностная инструкция является очень важным документом еще и потому, что она напрямую связана и с режимом конфиденциальности. Именно в ней перечисляется круг должностных лиц, с которыми тот или иной специалист имеет право вступать в служебные отношения и обмениваться информацией. Там же могут быть указаны сроки получения и предоставления служебной информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов. Кроме этого, прописывание в должностной инструкции прав сотрудника дает возможность четко определить те ресурсы предприятия, к которым ему предоставляется доступ (не нужно только путать их с полномочиями — особым видом прав, связанных с распорядительными функциями и принятием решений).

По мнению большинства экспертов, должностная инструкция необходима работодателю по многим причинам, так как она:

• дает возможность сделать максимально обоснованный выбор среди кандидатов на данную должность (если в ней описаны требования, связанные с деловыми качествами работника);
• позволяет объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• оптимизировать распределение трудовых функций между работниками;
• дает обоснованный повод для того, чтобы временно перевести работника на другую работу;
• служит мерилом для оценки добросовестности и полноты выполнения работником трудовой функции ;
• в случае необходимости используется в качестве юридического обоснования увольнения работника за «несоответствие занимаемой должности» или за «систематическое неисполнение должностных обязанностей».

«Могу привести полностью реальный случай, когда работодатель пытался уволить человека по формальным признакам за невыполнение функциональных обязанностей», — делится опытом  Людмила Орлова. — «К этому работнику были действительно серьезные претензии, так как он не справлялся с работой. Попытки объяснить ему ситуацию и расстаться по-хорошему ни к чему не привели. Тогда работника решили уволить по формальным признакам, объявив ему выговор за невыполнение должностных обязанностей. На это товарищ, слабо ориентирующий в служебных делах, но отлично — в житейских, поднял свою должностную инструкцию и через суд обжаловал действия администрации. Выяснилось, что в должностной инструкции то, чего от него хотел работодатель, было записано весьма расплывчато. Само отсутствие четкой формулировки привело к «долгоиграющим» судебным делам. Работодатель в данном случае не просто проиграл суд, а еще и перенес несколько визитов различного рода инспекций. Дело закончилось тем, что некомпетентный работник получил существенную компенсацию (после чего с гордым видом уволился), а предприятие оплатило судебные издержки и понесло сопутствующих убытков на несколько порядков больше, чем если бы все решалось стандартным путем».

Проблема в том, что очень часто руководитель поручает процесс разработки должностной инструкции менеджеру по персоналу или кадровику. Как правило, это верный путь «загубить» дело, потому что без глубокого понимания целей и задач каждой структуры, отдела и т.п., невозможно описать даже простой перечень обязанностей и компетенций (не говоря уже о коммуникациях и ведении отчетной документации).  Лучше всего, если в работе над составлением должностной инструкции будут участвовать несколько человек — как руководители, так и подчиненные. В этом случае можно быть уверенным в том, что инструкции получатся  «живыми» и, главное,  эффективными. При этом, что очень важно, вы сможете увидеть, насколько исполнители правильно понимают свои функции и задачи (это поможет выявить систематические ошибки в работе персонала).

Из каких разделов состоит должностная инструкция? Если говорить о содержательной части должностных инструкций — на этот вопрос нет «теоретически правильного» ответа. Конечно, есть определенная унифицированная структура, включающая такие разделы, как «Общие положения», «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность», «Взаимоотношения. Связи по должности». Но конечный выбор разделов, как и наполнение всегда остается за разработчиком.

Должностная инструкция может выполнять функцию эффективного инструмента управления организацией (но только в том случае, если она является «работающим документом», т.е. пишется с пониманием реальных целей и задач предприятия). Добротно прописанная должностная инструкция влияет на эффективность формирования кадрового потенциала организации. Не располагая объективными данными о величине расхождения между реально существующим и желаемым уровнем квалификации персонала, крайне сложно оценить внутренний потенциал команды и адекватно работать на рынке.

Формальные, «пустые» должностные инструкции лишь демотивируют персонал, снижая уровень его лояльности.  Качественная же должностная инструкция служит «руководством к действию» для сотрудников. Из нее они могут почерпнуть информацию о том, решения каких задач от них ожидают, каким образом каждый из них участвует в достижении целей предприятия, на основании каких критериев оцениваются результаты их работы.

Игорь Усатый

Читайте также:

Кадровая безопасность. Часть 1: Благонадежность персонала